Muayene, zorunlu trafik sigortası, kasko, bakım ve lastik değişimlerini araç bazında nasıl takip edersiniz? Tarih kaçırmanın riskleri ve otomatik hatırlatmalarla düzenli filo takibi.
Bir şirket filosunda en pahalı hatalar çoğu zaman büyük kararlardan değil, kaçırılan küçük tarihlerden doğar. Sigortası bir gün önce bitmiş bir araçla yaşanan kaza, muayene süresi geçmiş bir aracın yolda durdurulması ya da kış gelmeden değiştirilmesi gereken lastiklerin unutulması; hepsi “birinin takvimine yazılmıştı” diye başlayan hikâyelerdir.
Araç sayısı birkaçı geçtiğinde her aracın sigorta, muayene, bakım ve lastik bilgisini akılda ya da tek bir tabloda tutmak giderek zorlaşır. Bu yazıda bir filoda takip edilmesi gereken başlıca tarihleri, bunları kaçırmanın olası sonuçlarını ve düzenli bir takip sisteminin nasıl kurulacağını ele alıyoruz.
Bir filoda hangi tarihler takip edilmeli?
Her araç kendi takvimine sahiptir. Aynı gün alınmış iki aracın bile sigorta yenileme, bakım ya da lastik değişim zamanları zamanla birbirinden ayrışır. Genel olarak takip edilmesi gereken başlıklar şunlardır:
| Başlık | Niteliği | Kaçırılırsa |
|---|---|---|
| Araç muayenesi | Yasal zorunluluk | İdari yaptırımlar ve aracın trafikten men edilmesi riski |
| Zorunlu trafik sigortası | Yasal zorunluluk | Sigortasız araç kullanımı, yaptırım ve olası hasarın şirkete kalması |
| Kasko | İsteğe bağlı, çoğu filoda kurumsal politika | Kendi araç hasarının teminatsız kalması |
| Periyodik bakım | Üretici önerisi ve garanti koşulları | Arıza riski, garanti sorunları, aracın hizmet dışı kalması |
| Lastikler | Mevsim ve aşınma durumuna göre | Güvenlik riski; ticari araçlarda mevsimsel zorunluluklar |
Araç muayenesi: Yasal yükümlülüğü takvime bağlayın
2918 sayılı Karayolları Trafik Kanunu, trafiğe çıkan motorlu araçların belirli aralıklarla teknik muayeneden geçirilmesini zorunlu tutar. Muayene periyodu aracın cinsine, yaşına ve kullanım amacına göre ilgili mevzuatla belirlenir; bu nedenle filodaki her aracın bir sonraki muayene tarihini kendi kaydında tutmak en güvenli yoldur. Muayenesi zamanında yaptırılmayan araçlar için idari para cezası uygulanabilir, muayene süresi geçmiş araç trafikten men edilebilir.
Muayenenin pratik bir boyutu da vardır: Randevu bulmak, aracı istasyona götürecek kişiyi ayarlamak ve muayeneden kalınırsa gereken onarımı yaptırmak zaman alır. Bitiş tarihini son gün fark etmek, bu adımların hiçbirine zaman bırakmaz.
Zorunlu trafik sigortası ve kasko arasındaki fark
Zorunlu mali sorumluluk sigortası, yani yaygın adıyla trafik sigortası, aracın üçüncü kişilere verebileceği zararları karşılamak üzere kanunen yaptırılması gereken bir sigortadır. Sigortası olmayan araçlar trafikten men edilebilir. Kasko ise isteğe bağlıdır ve aracın kendi hasarlarını kapsar; birçok kurum filo politikası gereği araçlarında kasko bulundurur.
İki poliçenin başlangıç ve bitiş tarihleri genellikle farklıdır. Ayrıca araç alımı, kiralama ya da devir gibi durumlarda tarihler daha da dağılır. Her aracın her poliçesi için bitiş tarihini ayrı ayrı izlemek, yenileme görüşmelerine de zaman tanır.
Bakım ve lastik: Yasal değil ama en az o kadar önemli
Periyodik bakım
Bakım aralıkları üreticiye ve araca göre değişir; çoğu zaman hem kilometreye hem de süreye bağlıdır. Bu yüzden bakım takibi yalnızca bir tarihten ibaret değildir: aracın teslim ve iadelerde kaydedilen kilometre bilgisi, bir sonraki bakımın ne zaman yaklaştığını anlamak için en iyi kaynaktır. Yapılan her bakımın tarihini, kilometresini ve yapılan işlemleri araç bazında kaydetmek, hem garanti koşulları hem de aracın ikinci el değeri açısından fayda sağlar.
Lastikler
Lastik takibi iki soruya cevap verir: Araçta şu an hangi lastikler var ve bir sonraki değişim ne zaman? Türkiye’de ticari araçlar için kış aylarında kış lastiği kullanımı zorunludur; uygulanacak tarih aralığı ilgili düzenlemelerle belirlenir ve bölgesel olarak değişebilir. Binek araçlarda zorunluluk olmasa da birçok kurum güvenlik politikası gereği mevsimsel değişim uygular. Hangi araçta hangi lastik setinin takılı olduğu, değişim tarihleri ve depodaki setler kayıt altında değilse, mevsim geçişlerinde filonun tamamını tek tek kontrol etmek gerekir.
Neden tablolar yetmiyor?
Birçok filo takibi bir hesap tablosuyla başlar ve bir süre işe yarar. Ancak tabloların doğasından gelen bazı sınırlar vardır:
- Tablo hatırlatmaz: Tarih yaklaştığında birinin tabloyu açıp bakması gerekir.
- Tek kişiye bağlıdır: Tabloyu tutan kişi izne çıktığında ya da ayrıldığında takip de durur.
- Geçmiş kaybolur: Yeni poliçe tarihi eskinin üzerine yazılır; hangi aracın ne zaman bakıma girdiği, hangi lastiklerin takıldığı bilgisi zamanla silinir.
- Kullanımla bağlantısızdır: Aracın kimde olduğu, kaç kilometre yaptığı başka bir yerde tutulur; bakım ve kullanım bilgisi birleşmez.
Düzenli filo takibi için adım adım yöntem
- Araç kartlarını oluşturun: Her araç için plaka, model ve temel bilgileri tek bir kayıtta toplayın.
- Mevcut tarihleri girin: Muayene, trafik sigortası ve kasko bitiş tarihlerini poliçe ve belgelerden kontrol ederek kaydedin.
- Bakım ve lastik geçmişini ekleyin: En azından son bakımı ve takılı lastik bilgisini girin; geçmişi zamanla tamamlarsınız.
- Sorumluları belirleyin: Hatırlatma geldiğinde işi kimin yürüteceği belli olsun.
- Hatırlatmaları yeterince erken kurgulayın: Randevu ve yenileme görüşmesi için zaman bırakın.
- Dönemsel kontrol yapın: Ayda bir filo kayıtlarını gözden geçirip eksik ya da güncelliğini yitirmiş bilgileri düzeltin.
Pratik ipucu: Yeni poliçe ya da muayene sonrası tarihleri güncellemeyi, işi tamamlayan kişinin son adımı hâline getirin. “Sonra girerim” denen tarih, genellikle bir sonraki yenilemede fark edilir.
HibritİK filo kayıtları ve hatırlatmalar
HibritİK Araç Talep ve Filo Yönetimi, filo takibini araç kullanımıyla aynı yerde tutar:
- Filo kayıtları: Sigorta, trafik cezaları, lastikler, bakım, muayene ve kazalar araç bazında saklanır; geçmiş üzerine yazılmaz, kayıtta kalır.
- Otomatik hatırlatmalar: Sigorta ve muayene bitiş tarihleri yaklaştığında ilgili kişilere otomatik hatırlatma gider.
- Teslim ve iade kayıtları: Her teslim ve iadede girilen kilometre bilgisi, bakım planlaması için güncel bir dayanak sağlar.
- Araç takvimi: Bakım ya da muayene için aracın hangi gün boşta olacağını takvimden görebilirsiniz.
- Raporlar: Filo kayıtları raporlanabilir ve Excel’e aktarılabilir.
Araç taleplerinin onay sürecini nasıl kurgulayabileceğinizi araç talep ve onay süreci yazımızda, kaza ve ceza kayıtlarıyla filo maliyetini görünür kılmayı ise filo maliyeti yazımızda anlatıyoruz.
Sonuç: Tarihleri hafızadan sisteme taşıyın
Filo takibinde amaç, hiçbir tarihin bir kişinin hafızasına ya da bir tablonun köşesine bağlı kalmamasıdır. Kayıtlar araç bazında tutulduğunda ve kritik tarihler yaklaşırken hatırlatma geldiğinde, filo yöneticisi son dakika telaşı yerine planlamaya vakit ayırır. HibritİK’i kendi filo kayıtlarınızla denemek için 14 gün ücretsiz deneyin.
Not: Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Muayene periyotları, sigorta yükümlülükleri ve lastik düzenlemeleri değişebileceğinden güncel mevzuatı ve kendi durumunuzu ilgili kurumlardan ya da sigorta danışmanınızdan teyit etmenizi öneririz.