Çalışanların gerçekten açtığı bir intranet nasıl kurulur? Slider, galeriler, etkinlik takvimi, yemek menüsü ve kampanyalarla kurumsal portalı günlük alışkanlığa dönüştürün.
Birçok kurumun bir intraneti vardır; ama çok azında çalışanlar o intraneti kendiliğinden açar. Kurulumdan birkaç ay sonra içerik güncellenmez olur, ana sayfada geçen yılın bayram mesajı durur ve portal, yalnızca birinin “intranete koyduk” demek için kullandığı bir arşive dönüşür. Sorun teknolojide değil, kurguda yatar: çalışan için her gün bakmaya değer bir neden yoksa, portal da ziyaret edilmez.
Bu yazıda kurumsal intraneti çalışan deneyiminin merkezine yerleştirmenin yollarını ele alıyoruz: ana sayfada ne olmalı, görsel içerik neden önemli, küçük ama günlük bilgiler nasıl alışkanlık yaratır ve sahadaki çalışanlar bu deneyime nasıl dahil edilir.
Çalışan deneyimi neden intranetle başlar?
Çalışan deneyimi; işe başladığı ilk günden ayrıldığı güne kadar bir kişinin kurumla yaşadığı tüm temas noktalarının toplamıdır. Bu temas noktalarının önemli bir kısmı bilgiye erişimle ilgilidir: Bu hafta ne oluyor? Hangi etkinlik var? Bugün yemekte ne var? Şirketin çalışanlara sunduğu bir kampanya var mı? Bir işlemi nasıl yapacağım?
Bu soruların cevabı dağınıksa çalışan her seferinde birine sormak zorunda kalır. Cevaplar tek bir yerde, güncel ve kolay erişilebilir durumdaysa, kurum “bilgiyi saklayan” değil “bilgiyi paylaşan” bir yer olarak algılanır. İntranet, bu algının en görünür aracıdır.
İyi bir intranet ana sayfasında neler olmalı?
Ana sayfa, portalın vitrinidir. Çalışan sisteme girdiğinde ilk gördüğü ekran, portalın canlı olup olmadığına dair ilk izlenimi verir. Etkili bir ana sayfa genellikle şu katmanlardan oluşur:
Slider: dönemin öne çıkan mesajları
Ana sayfanın üst kısmındaki slider, kurumun o dönem en çok duyurmak istediği konuları taşır: yeni bir uygulama, yaklaşan bir organizasyon, bir başarı haberi. Slider’da sınırlı sayıda içerik tutmak ve bunları düzenli olarak yenilemek, alanın göz ardı edilmesini önler.
Son duyurular
Çalışan ana sayfada en son yayımlanan duyuruları görmelidir. Duyuruların ayrıntısına ayrı bir sayfada bakılabilir; ancak ana sayfadaki kısa liste, “yeni bir şey var mı?” sorusunu tek bakışta cevaplar.
Yaklaşan etkinlikler
Eğitimler, kutlamalar, toplantılar ve sosyal etkinlikler bir etkinlik takviminde yayımlandığında, yaklaşanların ana sayfada görünmesi katılımı kolaylaştırır. Takvim, “haberim olmadı” cümlesini etkinlikler için de azaltır.
Günün yemek menüsü
Küçük bir bilgi gibi görünse de günün menüsü, intranete her gün bakılmasının en sık nedenlerinden biridir. Çalışan menüye bakmak için açtığı ekranda yeni duyuruyu ve yaklaşan etkinliği de görür. Bu yüzden günlük bilgileri küçümsememek gerekir; onlar portalın trafiğini taşır.
Galeriler
Fotoğraf ve video galerileri, ana sayfaya hareket ve sıcaklık katar. Son eklenen galerilerin ana sayfada görünmesi, etkinliğe katılamayanların da o anı görmesini sağlar.
Görsel içerik ve kurumsal hafıza
Yazılı duyurular bilgi verir; görsel içerik ise aidiyet duygusu oluşturur. Bir yıl sonu toplantısının fotoğrafları, bir ödül töreninin videosu ya da yeni açılan bir şubenin görüntüleri, kurumun ortak hikâyesinin parçasıdır. Bu içerikler kişisel telefonlarda ve mesaj gruplarında kaldığında hem dağılır hem de yeni gelen çalışanlar bu hikâyeye hiç ulaşamaz.
Galerileri düzenli tutmak için birkaç basit kural işe yarar:
- Her etkinlik için ayrı galeri: Başlık ve tarih, galerinin yıllar sonra bile bulunabilmesini sağlar.
- Seçerek yükleyin: Yüzlerce benzer fotoğraf yerine anı en iyi anlatan kareler daha çok bakılır.
- Kısa açıklama ekleyin: Etkinliğin ne olduğu ve neden önemli olduğu bir iki cümleyle anlatılabilir.
- Görüntü paylaşımında izne dikkat edin: Çalışanların fotoğraflarının kurum içinde yayımlanması kişisel veri işleme anlamına gelir; aydınlatma ve gerekiyorsa açık rıza süreçlerini hukuk ekibinizle birlikte değerlendirin.
Kampanyalar ve yardım içerikleri: küçük ama değerli
Çalışanlara özel kampanyalar, anlaşmalı kurumların sunduğu imkânlar ya da şirketin sağladığı yan haklarla ilgili bilgiler genellikle e-postalarda kaybolur. Bunları portalda ayrı bir alanda yayımlamak, çalışanın ihtiyaç duyduğunda geri dönüp bakabilmesini sağlar.
Yardım içerikleri ise portalın self-servis tarafıdır. “Bir talebi nasıl oluştururum?”, “Mobil uygulamaya nasıl giriş yaparım?” gibi tekrar eden soruların cevaplarını portal içinde yayımlamak, hem çalışanın beklemesini hem de destek veren ekiplerin aynı soruyu defalarca cevaplamasını önler.
Masa başında olmayan çalışanları unutmayın
Üretim, saha, lojistik, mağaza ya da vardiya çalışanları için masaüstü bir intranet çoğu zaman erişilemez bir yerdir. Bu çalışanlar portalın dışında kaldığında, kurum içi iletişim iki hızlı bir yapıya bölünür: ofis her şeyi bilir, saha sonradan duyar.
Bu nedenle intranetin mobilde de aynı içerikle çalışması gerekir. Yeni duyurular ve içerikler anlık bildirimle telefona geldiğinde, sahadaki çalışan da ofisteki kadar hızlı bilgilenir. Bildirimlerin hangi kanaldan geleceğini kullanıcının kendisinin seçebilmesi ise bildirim yorgunluğunu azaltır.
Portalı canlı tutmanın kuralları
| Alan | Önerilen sıklık | Sorumlu |
|---|---|---|
| Yemek menüsü | Her gün ya da haftalık toplu | İdari işler |
| Slider | Dönemsel, eski içerik kaldırılarak | Kurumsal iletişim |
| Etkinlik takvimi | Etkinlik planlandığı anda | Etkinliği düzenleyen birim |
| Galeriler | Etkinlikten kısa süre sonra | Kurumsal iletişim |
| Kampanyalar | Yeni kampanya geldiğinde; süresi bitenler kaldırılarak | İK |
| Yardım içerikleri | Süreç değiştiğinde | Süreç sahibi |
Tablodaki sıklıklar bir öneridir; asıl önemli olan her alanın bir sahibinin olmasıdır. Sahibi olmayan içerik eskir, eskiyen içerik de portala olan güveni azaltır.
Sık yapılan hatalar
- Portalı bir kerelik proje olarak görmek: İntranet yayına alındığı gün bitmez, o gün başlar.
- Yalnızca resmî içerik yayımlamak: Sosyal içerik ve günlük bilgiler olmadan portal ziyaret edilmez.
- Süresi geçmiş içeriği bırakmak: Bitmiş bir kampanya ya da geçmiş bir etkinlik, portalın ilgisiz bırakıldığı izlenimini verir.
- Mobil erişimi sonraya bırakmak: Sahadaki çalışanlar ilk günden itibaren dahil edilmelidir.
- Çalışanı dinlememek: Portal yalnızca yukarıdan aşağı bilgi akışına dayanırsa, çalışan kendini izleyici gibi hisseder.
HibritİK Kurumsal Portal ile çalışan deneyimi
HibritİK Kurumsal İletişim Portalı, çalışanların her gün açtığı tek bir ana sayfa etrafında kurgulanmıştır. Ana sayfada slider, son duyurular, galeriler, günün yemek menüsü ve yaklaşan etkinlikler bir arada görünür. Fotoğraf ve video galerileri, etkinlik takvimi, çalışanlara özel kampanyalar ve yardım içerikleri aynı portal üzerinden yayımlanır. Duyurular okunma takibiyle yayımlanır; önemli olanlar çalışan sisteme girdiğinde açılır pencere olarak gösterilebilir.
Portal yalnızca bilgi vermek için değildir: anketler ve Fikrim Var ile çalışanların sesi de aynı yerde duyulur. Bu konuyu çalışan anketi ve öneri sistemi yazımızda ayrıntılı ele aldık. Duyuru yazımı ve okundu takibi için duyuru yönetimi rehberimize göz atabilirsiniz.
İçerikler web’de ve iOS ve Android uygulamalarında aynı anda yayına girer; çalışanlar yeni içerikten anlık bildirimle haberdar olur. Kendi kurumunuzda denemek için 14 gün ücretsiz deneyin.