Yapay Zekâ Görev Asistanı ve Veri Gizliliği

İyi tanımlanmamış bir görev, işin en pahalı başlangıcıdır. "Rapor düzeltilecek" diye açılan bir görev; hangi rapor, ne düzeltilecek, kim onaylayacak sorularıyla günler kaybettirebilir. Yapay zekâ destekli görev asistanları tam bu noktada değer üretir: görevi açan kişinin yazdığını netleştirir, eksikleri hatırlatır, geçmişle bağ kurar.

Ancak kurumsal kullanımda ilk soru "ne kadar akıllı?" değil, "verilerimiz nereye gidiyor?" olmalıdır. Görev açıklamaları müşteri adları, iç süreçler, hatta kişisel veriler içerebilir. Bu yazıda HibritİK'in yapay zekâ görev asistanının ne yaptığını, verinin nerede işlendiğini ve bunun KVKK açısından neden önemli olduğunu anlatıyoruz.

Asistan neler önerir?

Asistan, web'de ve mobil uygulamada yeni görev oluştururken devreye girer. Yazdığınız başlık ve açıklamayı şirketinizin kendi geçmiş görevleriyle birlikte değerlendirerek şu önerileri sunar:

• Görev türü: Özellik, Hata, İyileştirme, Tekrarlayan, Devam ya da Diğer.
• Daha net bir başlık: Ne yapılacağını tek bakışta anlatan, kısa ve eyleme dönük bir ifade.
• Bölümlü açıklama: Amaç, kapsam, kabul ölçütleri gibi başlıklarla yapılandırılmış bir tanım taslağı.
• Devam görevi tespiti: İş daha önceki bir görevin devamıysa bunu fark eder ve eski görevi öncül olarak bağlamayı önerir.
• Mükerrer uyarısı: Aynı iş için açık bir görev zaten varsa sizi uyarır.
• Etiket önerisi: Şirkette zaten kullanılan etiketlerden uygun olanları önerir; yeni ve dağınık etiketlerin çoğalmasını önler.

Bunlara ek olarak benzer görevler listesi gösterilir. Bu liste yapay zekâ modeline ihtiyaç duymadan çalışır; asistan kapalı olsa bile benzer işleri görebilirsiniz.

Hiçbir şey otomatik kaydedilmez

Asistanın her çıktısı bir öneridir. Başlığı, açıklamayı, türü ya da etiketleri kabul edip etmemek görevi açan kişiye kalır; görev ancak siz kaydettiğinizde oluşur. Bu tasarım iki açıdan önemlidir: sorumluluk görevi açan kişide kalır ve modelin hatalı bir yorumu sessizce sisteme işlenmez. Kurumsal süreçlerde yapay zekânın rolü karar vermek değil, karar verene zaman kazandırmaktır.

Veri nerede işlenir?

HibritİK'in görev asistanı, kendi sunucularımızda çalışan açık kaynaklı bir model kullanır. Üçüncü taraf bir yapay zekâ hizmetine istek gönderilmez. Bunun pratik sonuçları şunlardır:

• Görev verileri sunucudan dışarı çıkmaz; harici bir sağlayıcının model eğitiminde kullanılma riski doğmaz.
• Asistana giden istem metinleri (prompt) kayıt altına alınmaz.
• Öneriler yalnızca sizin şirketinizin görevlerine dayanır; şirketler arası veri karışması olmaz, çünkü her şirketin verisi sıkı biçimde birbirinden ayrılır.
• Bulut hizmetinde veriler Türkiye'de, İstanbul'daki altyapıda barındırılır. Kurum içi kurulum tercih eden şirketlerde ise sistem kendi sunucularında çalışır.

KVKK açısından neden önemli?

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, kişisel verilerin işlenmesinde veri sorumlusuna açık yükümlülükler getirir; kişisel verilerin yurt dışına aktarımı da ayrıca düzenlenmiş bir konudur. Görev açıklamalarında çalışan adları, müşteri bilgileri ya da sağlık izni gibi hassas ayrıntılar geçebilir. Bu metinleri yurt dışındaki genel amaçlı bir yapay zekâ hizmetine göndermek, şirketinizi değerlendirilmesi gereken yeni bir veri aktarımı ve işleyen ilişkisiyle karşı karşıya bırakır.

Modelin kendi altyapımızda çalışması bu riski en baştan sınırlar: veri işleme, zaten sözleşmesel ilişkiniz olan hizmetin sınırları içinde kalır. Bu, KVKK uyumunu kendiliğinden sağlayan bir sihirli değnek değildir; aydınlatma, saklama süreleri ve yetkilendirme gibi konular yine şirketinizin sorumluluğundadır. Ancak yapay zekâ kullanımının uyum tablosuna yeni bir bilinmeyen eklememesini sağlar. Konunun genel çerçevesi için KVKK uyumlu İK yazılımı yazımıza ve güvenlik ve KVKK sayfamıza bakabilirsiniz.

Kısacası, asistanı kullanmak için verinizi başka bir şirkete emanet etmeniz gerekmez; görev kayıtlarınız, onları zaten barındıran hizmetin içinde kalır.

Asistanı ekibinizde devreye almak

Asistanın önerileri şirketinizin kendi geçmiş görevlerine dayandığı için, sistemde ne kadar düzenli görev kaydı varsa öneriler de o kadar isabetli olur. Devreye alırken şu adımlar işinizi kolaylaştırır:

• Birkaç ekip lideriyle başlayın ve önerilerin hangi iş türlerinde en çok zaman kazandırdığını gözlemleyin.
• Etiket listenizi sadeleştirin; asistan mevcut etiketleri önerdiği için düzenli bir liste, düzenli öneriler demektir.
• Bölümlü açıklama yapısını (amaç, kapsam, kabul ölçütü) ekip standardı olarak benimseyin.
• Çalışanlara verilerin şirket dışına çıkmadığını açıkça anlatın; güven, kullanımın ön koşuludur.

İyi bir görev tanımı nasıl yazılır?

Asistan, verdiğiniz girdi kadar iyi öneri üretir. Aşağıdaki kontrol listesi hem asistanla hem de asistan olmadan işe yarar:

1. Eylemle başlayın: "Satış raporunda bölge filtresini düzelt" ifadesi, "Satış raporu" ifadesinden çok daha nettir.
2. Amacı yazın: Bu iş neden yapılıyor, kime fayda sağlayacak?
3. Kabul ölçütünü belirleyin: İş ne zaman "bitti" sayılacak? Test eden kişi neye bakacak?
4. Bağlamı ekleyin: İlgili ekran görüntüsü, dosya ya da önceki görev bağlantısı.
5. Gereksiz kişisel veri yazmayın: Bir çalışanın sağlık durumu ya da TC kimlik numarası görev açıklamasına girmemeli; gerekiyorsa yetkili bir modüle yönlendirin.
6. Önerileri okuyun, körü körüne kabul etmeyin: Önerilen açıklamayı kendi bilginizle düzeltin.

Sık yapılan hatalar

• Mükerrer uyarısını görmezden gelip aynı işi ikinci kez açmak.
• Asistanın önerdiği bölümlü açıklamayı boş başlıklarla bırakmak.
• Etiket önerisi yerine her seferinde yeni etiket uydurmak.
• Devam önerisini reddedip geçmiş kararları yeni görevde yeniden tartışmak.

HibritİK'te asistanı deneyin

Yapay zekâ görev asistanı, Görev ve Proje Yönetimi modülünün bir parçasıdır; ayrıntıları özellik sayfasında bulabilirsiniz. Sorularınız için bize ulaşın ya da hemen 14 gün ücretsiz deneyin.